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Datenschutzbestimmungen

Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung mit Teamtailor

Der Service zur Abwicklung von Personalbeschaffung und zur Vereinfachung des Personalbeschaffungsverfahrens (der „Service“) wird von Teamtailor im Namen von WRB Media GmbH („Verantwortlicher“, „wir“ „uns“ usw.) betrieben. Es ist wichtig, dass sich die Personen, die den Service nutzen („Nutzer“), bei der Bearbeitung der personenbezogenen Daten des Nutzers im Rahmen des Personalbeschaffungsverfahrens sicher fühlen und über die Handhabung informiert sind. Wir sind bestrebt, beim Schutz personenbezogener Daten den höchstmöglichen Standard einzuhalten. Wir verarbeiten, verwalten, nutzen und schützen die personenbezogenen Daten der Nutzer in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung („Datenschutzrichtlinie“).

1. Allgemeines

Wir sind in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen der Datenverantwortliche. Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden mit dem Ziel verarbeitet, die Einstellung von Mitarbeitern für unser Unternehmen zu verwalten und zu erleichtern.

2. Erhebung personenbezogener Daten

Wir sind verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die der Benutzer zum Service beisteuert, oder für die personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit dem Service auf andere Weise erfassen.

Wann und wie wir personenbezogene Daten erheben
Wir erheben personenbezogene Nutzerdaten durch den Nutzer, und zwar wenn ein Nutzer:

  • über den Service einen Antrag stellt, in dem er personenbezogene Daten über sich selbst entweder persönlich gibt oder eine Quelle von Drittanbietern wie Facebook oder LinkedIn verwendet; und
  • wenn er den Service nutzt, um sich mit unseren Mitarbeitern in Verbindung zu setzen und persönliche Daten über sich selbst entweder persönlich oder über eine Quelle von Drittanbietern wie Facebook oder LinkedIn ergänzt;
  • wenn er identifizierbare Daten im Chat (bereitgestellt über die Website, die den Service nutzt) zur Verfügung stellt und diese Daten für das Personalbeschaffungsverfahren relevant sind.

Wir sammeln Daten von Drittanbietern, wie Facebook, Linkedin und von anderen öffentlichen Quellen. Dies wird als „Sourcing“ bezeichnet und wird im Rahmen des Service von unseren Mitarbeitern manuell oder automatisch durchgeführt.

In einigen Fällen können bestehende Mitarbeiter in Bezug auf potenzielle Bewerber Empfehlungen aussprechen. Diese Mitarbeiter werden personenbezogene Daten dieser potenziellen Bewerber hinzufügen. In Fällen, in denen dies geschieht, gilt der potenzielle Antragsteller im Rahmen dieser Datenschutzerklärung als Nutzer und wird über die Verarbeitung informiert werden.

Die Arten von personenbezogenen Daten, die über den Service erhoben und verarbeitet werden
Die Kategorien der personenbezogenen Daten, die durch den Service erfasst werden, können verwendet werden, um natürliche Personen anhand von Namen, E-Mails, Bildern und Videos, Facebook und LinkedIn-Kontodaten, Antworten auf Fragen, die im Rahmen der Personalbeschaffung gestellt werden, Titel, Bildung und andere Informationen, die der Nutzer oder andere über den Service zur Verfügung stellen, zu identifizieren. Es werden nur Daten erfasst und verarbeitet, die für das Personalbeschaffungsverfahren relevant sind.

Zweck und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Verwaltung der Personalbeschaffung. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist unser legitimes Interesse, um die Personalbeschaffung zu vereinfachen.

Personenbezogene Daten, die zu Zwecken der aggregierten Analyse oder Marktforschung verarbeitet werden, werden immer unkenntlich gemacht. Solche personenbezogenen Daten können nicht dazu verwendet werden, einen bestimmten Benutzer zu identifizieren. Daher gelten diese Daten nicht als personenbezogene Daten.

Zustimmung der betroffenen Person
Der Nutzer stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für den Zweck der Verarbeitung im Rahmen der Personalbeschaffung durch den Datenverantwortlichen zu. Der Nutzer stimmt zu, dass personenbezogene Daten über den Dienst erfasst werden, wenn der Nutzer:

  • über den Dienst einen Antrag stellt und personenbezogene Daten über sich selbst hinzufügt, sei dies persönlich oder indem er eine Drittanbieterquelle wie Facebook oder LinkedIn verwendet, und dass der Datenverantwortliche externe Beschaffungsinstrumente verwenden kann, um zusätzliche Informationen zu ergänzen; und
  • wenn er den Service nutzt, um sich mit der Personalabteilung des Datenverantwortlichen in Verbindung zu setzen, um personenbezogene Daten über sich selbst entweder persönlich oder durch eine Drittanbieterquelle, wie Facebook oder LinkedIn zu ergänzen.

Der Nutzer stimmt auch zu, dass der Datenverantwortliche öffentlich zugängliche Informationen über den Nutzer sammeln und für Personalbeschaffungszwecke zusammenstellen darf.

Der Nutzer erklärt sich damit einverstanden, dass die personenbezogenen Daten gemäß den vorstehenden Abschnitten a) und b) in Übereinstimmung mit den nachfolgenden Abschnitten „Speicherung und Übermittlung“ und „Wie lange die personenbezogene Daten verarbeitet werden“ verarbeitet werden.

Der Nutzer hat das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem er sich über die unter 9. genannten Kontaktdaten an den Datenverantwortlichen wendet. Wird von diesem Recht auf Widerspruch Gebrauch gemacht, kann dies jedoch bedeuten, dass sich der Nutzer für eine bestimmte Stelle nicht bewerben oder den Service anderweitig nicht nutzen kann.

Speicherung und Übermittlung
Die über den Service gesammelten personenbezogenen Daten werden innerhalb der EU/EWR gespeichert und verarbeitet, einschließlich in einem Drittland, das von der Europäischen Kommission als ein angemessenes Schutzniveau bietend angesehen wird, oder von solchen Anbietern, die verbindliche Vereinbarungen eingegangen sind, die der Rechtmäßigkeit von Übertragungen aus Drittländern (als Privacy Shield) entsprechen oder von anderen Anbietern, bei denen angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Rechte der betroffenen Personen gelten, deren Daten übertragen werden. Um Unterlagen über diese angemessenen Schutzvorkehrungen zu erhalten, kontaktieren Sie uns bitte über die unter 10. aufgeführten Kontaktdaten.

Wie lange die personenbezogenen Daten verarbeitet werden
Wenn ein Nutzer der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nicht schriftlich widerspricht, werden die personenbezogenen Daten von uns gespeichert und verarbeitet, solange wir dies für die oben genannten Zwecke für erforderlich halten. Beachten Sie, dass ein Bewerber (Nutzer) für zukünftige Personalbeschaffung interessant sein kann, und zu diesem Zweck können wir die personenbezogenen Daten der Nutzer speichern, bis sie für potenzielle Personalbeschaffung nicht mehr bedeutsam sind. Wenn Sie als Nutzer möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht zu diesem Zweck verarbeitet werden (zukünftige Personalbeschaffung), kontaktieren Sie uns bitte unter den Kontaktdaten in Absatz 10.

3. Rechte der Nutzer

Die Nutzer haben das Recht, Informationen über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten anzufordern, indem sie uns dies schriftlich unter Verwendung der unter Ziffer 10 stehenden Kontaktdaten mitteilen. Die Nutzer haben das Recht eine (1) Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten, die ihnen gehören, unentgeltlich zu erhalten. Für weitere angeforderte Kopien hat der Datenverantwortliche das Recht, auf Grundlage der Verwaltungskosten für diese Anforderung eine angemessene Gebühr zu erheben.

Die Nutzer haben das Recht, gegebenenfalls unrichtige personenbezogene Daten über diesen Nutzer durch einen schriftlichen Antrag an die Kontaktdaten unter Ziffer 10 berichtigen zu lassen.

Der Nutzer hat das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, und unter bestimmten Umständen hat er das Recht, der Verarbeitung aus berechtigtem Interesse zu widersprechen.

Der Nutzer hat das Recht, die dem Datenverantwortlichen vom Nutzer erteilte Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen. Die Ausübung dieses Rechts kann jedoch bedeuten, dass sich der Nutzer auf eine bestimmte Stelle nicht bewerben oder den Service anderweitig nicht nutzen kann.

Der Nutzer hat unter bestimmten Umständen ein Recht auf Datenübertragbarkeit, d. h. ein Recht, die personenbezogenen Daten zu erhalten und an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln, sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigt.

Der Nutzer hat das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde über die Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten einzureichen, wenn er der Ansicht ist, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen den gesetzlichen Rahmen des Datenschutzes verstößt.

4. Sicherheit

Wir legen Wert auf persönliche Integrität und arbeiten daher aktiv daran, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer mit größter Sorgfalt verarbeitet werden. Wir ergreifen alle nach vernünftigen Ermessen zumutbaren Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten von Nutzern und anderen sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verarbeitet werden.

Die Übertragung von Daten über das Internet und Mobilfunknetze kann jedoch nie ohne Risiko erfolgen, so dass alle Übertragungen auf eigene Gefahr der Person erfolgen, die die Daten übermittelt. Es ist wichtig, dass auch die Nutzer die Verantwortung für den Schutz ihrer Daten übernehmen. Es liegt in der Verantwortung des Nutzers, seine Zugangsdaten geheim zu halten.

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Wir werden die personenbezogenen Daten der Nutzer nicht verkaufen oder anderweitig an Dritte weitergeben.

Allerdings können wird die personenbezogenen Daten der Nutzer an folgende Personen weitergeben:

  • An unsere Auftragnehmer und Subunternehmer, die gemäß unseren Anweisungen als unsere Verarbeiter und nachgeordneten Verarbeiter fungieren, um Dienstleistungen zu erbringen;
  • an Behörden oder Rechtsberater bei Verdacht auf kriminelles oder unzulässiges Verhalten; und
  • an Behörden, Rechtsberater oder andere Akteure, wenn dies von uns im Rahmen des Gesetzes oder auf behördliche Anordnung gefordert wird.

Wir werden die personenbezogenen Daten der Nutzer nur an Dritte weitergeben, denen wir vertrauen. Wir wählen die Partner sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten des Nutzers in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden. Wir arbeiten mit den folgenden Kategorien von Verarbeitern personenbezogener Daten zusammen: Teamtailor, die den Service liefern, Server- und Hosting-Unternehmen, E-Mail-Referenzfirmen, Videoverarbeitungsunternehmen, Informationsbeschaffungsunternehmen, Analysedienstleister und andere Unternehmen, die beitragen, den Service anzubieten.

6. Aggregierte Daten (nicht identifizierbare personenbezogene Daten)

Wir können aggregierte Daten an Dritte weitergeben. Die aggregierten Daten wurden in solchen Fällen aus Informationen zusammengestellt, die über den Service erfasst wurden und können für die Nutzung des Service beispielsweise aus Statistiken über den Internetverkehr oder dem geologischen Standort bestehen. Die aggregierten Daten enthalten keine Informationen, die zur Identifizierung einzelner Personen verwendet werden können und sind somit keine personenbezogenen Daten.

7. Cookies

Wenn Benutzer den Service nutzen, können Nutzungsinformationen als Cookies gespeichert werden. Cookies sind passive Textdateien, die bei der Nutzung des Dienstes im Internetbrowser auf dem Gerät des Nutzers, wie Computer, Mobiltelefon oder Tablet gespeichert werden. Wir verwenden Cookies, um die Nutzung des Dienstes durch den Nutzer zu verbessern und um beispielsweise Informationen zu Statistiken über die Nutzung des Dienstes zu sammeln. Dies geschieht, um den Service zu sichern, zu warten und zu verbessern. Die Informationen, die über die Cookies gesammelt werden, können in einigen Fällen personenbezogene Daten sein und werden in solchen Fällen durch unsere Cookie Richtlinie geregelt.

Benutzer können die Verwendung von Cookies jederzeit deaktivieren, indem sie die lokalen Einstellungen auf ihren Geräten ändern. Das Deaktivieren von Cookies kann die Nutzung des Dienstes beeinträchtigen, z. B. indem einige Funktionen des Service deaktiviert werden.

8. Änderungen

Wir haben das Recht, an der Datenschutzerklärung jederzeit Änderungen oder Ergänzungen vorzunehmen. Die neueste Version der Datenschutzerklärung wird immer über den Service verfügbar sein. Eine neue Version gilt als an die Nutzer übermittelt, wenn der Nutzer entweder eine E-Mail erhalten hat, in der er über die neue Version informiert wird (an die vom Nutzer im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes angegebene E-Mail-Adresse) oder wenn der Nutzer anderweitig über die neue Datenschutzrichtlinie informiert wird.

9. Kontakt

Für Fragen, weitere Informationen über den Umgang mit personenbezogenen Daten oder um sich mit uns wegen anderer Angelegenheiten in Verbindung zu setzen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular auf der Webseite oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: privacy@wrbmedia.de 


Privacy notice for candidates

WRB Media GmbH is committed to protecting the privacy and security of your personal information.

This privacy notice describes how we collect and use personal information about you as part of the recruitment process.

It is important that you read this notice so that you are aware of how and why we are using your data.

 

Data Protection Principles

We comply with all relevant data protection principles, and this means the personal data we hold about you is:

  1. Used lawfully, fairly and in a transparent way;
  2. Collected only for valid purposes that we have clearly explained to you and not used in any way that is incompatible with those purposes;
  3. Relevant to the purposes we have told you about and limited only to those purposes;
  4. Accurate and kept up to date;
  5. Kept only as long as necessary for the purposes we have told you about; and
  6. Kept securely.

 

What information we hold about you, and why

WRB Media GmbH is a “data controller”. This means that we are responsible for deciding how we hold and use personal information about you.

We collect personal data about candidates through the recruitment process, either directly from them or through recruitment agencies.  We may sometimes collect additional information from third parties including former employers or other background check agencies where required. 

In order to assess your application and communicate with you about the recruitment process, we may collect and hold about you the following categories of personal data:

  • Contact details such as name, title, address, telephone number and email address;
  • CV or cover letters or any other supplementary document provided during the application process;
  • Information about your right to work in the country;
  • Information regarding your work experience, qualifications and education, or employment references;
  • The results of any personality profiling assessment that we may carry out as part of the recruitment process; and
  • Criminal convictions and offences (where the nature of the role requires this).

We only use your personal data if the law allows us to, and most commonly, for the following purposes:

  1. In order to take steps to enter into a contract with you – if your application is successful, we will retain that personal data in order to perform that contract;
  2. Where we need to comply with a legal obligation (for example, we are required to check a successful candidate’s eligibility to work in the country before employment starts);
  3. Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and fundamental rights do not override those interests.  Processing candidates’ data allows us to manage the recruitment process, assess a candidate's suitability for employment and make the appropriate recruitment decision; and
  4. To respond to and defend against legal claims. 

You are under no statutory or contractual obligation to provide data to us during the recruitment process. However, if you do not provide information which is necessary for us to consider your application (such as evidence of qualifications or work history) when requested, we may not be able to process your application properly or at all. If your application is successful, it will be a condition of any job offer that you provide evidence of your right to work in the country and satisfactory references. 

We will only use your personal data for the purposes for which we collected it unless we reasonably believe we need to use it for another reason and that reason is compatible with the original purpose.  We will notify you if that is the case and explain the legal basis which allows us to use the data. 

Please note we may process personal data without your knowledge or consent where this is required by law or other regulations. 

Data Sharing

Your application will be assessed by members of the People Team, relevant hiring managers and interviewers involved in the recruitment process. We may also have to share your data with third parties, including third-party service providers (e.g. work agencies) and other entities in our Group. 

  • Third parties
  • Other Group Companies

We may share your information with third party service providers (such as recruitment agencies or applicant tracking software providers) which provide technical and support services in relation to the recruitment process. 

We require third parties to respect the security of your data and to treat it in accordance with the law. They will not share your personal information with any organisation apart from us and they will hold it securely and retain it for the period we instruct them to. To ensure personal data is adequately protected, data transfer agreements are in place with third parties that are not based in the EEA or in any of the Adequate Protection Countries.

We may also share your personal information with a regulator or otherwise to comply with the law. 

We may share personal data with other entities of our Group as part of recruitment support, regular reporting, reorganisations and for system maintenance, support, and hosting of data.  In certain circumstances and when there is a genuine business purpose, this may include members of People Teams in other Group entities assisting with the application process. 

Your personal data during the recruitment process 

Please keep us informed of changes to your personal data so we can ensure it is current and accurate. 

You can request access to your personal data, that it be corrected (if it is incomplete or inaccurate), ask us to delete it (where there is no good reason for us continuing to have it), object to its processing where we are relying on a legitimate interest (and your legitimate interest overrides ours), request restrictions on the processing or that it be transferred to another party. 

If you are asked to provide your consent to the collection, processing and transfer of your personal data for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent at any time by writing to a member of the People Team.  Once we are aware you have withdrawn consent, we will no longer process your data for those purposes unless we have another legitimate basis for doing so.

Data Retention

 

If your application is unsuccessful, we will retain your personal information for [6] months after we have communicated our decision to you. We retain your personal information for that period so that we can show, in the event of a legal claim, that we have not discriminated against candidates on prohibited grounds and that we have conducted the recruitment exercise in a fair and transparent way. After this period, we will securely destroy your personal information in accordance with applicable laws and regulations. 

If we wish to retain your personal information on file, on the basis that a further opportunity may arise in future and we may wish to consider you for that, we will write to you separately, seeking your explicit consent to retain your personal information for a fixed period on that basis. 

If your application is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to your personnel file and retained during your employment.

Automated Decision Making 

You will not be subject to decisions that will have a significant impact on you based solely on automated decision-making. Should we ever use automated decision-making that will have a significant impact on you, we will let you know in advance and give you an opportunity to object. 

If you would like to exercise any of your rights or if you have any questions about this notice or our processing of your data more generally, please contact a member of the People Team.  If you believe we have not complied with our data protection obligations you can also lodge a complaint with the local data protection supervisory authority.

 

Last updated: 9 July 2020

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